ভিডিও কনফারেন্সিং ও করোনা কালে আমাদের কর্মজীবন

 ভিডিও কনফারেন্সিং হল একটি ইন্টারেক্টিভ টেলিকমিউনিকেশন প্রযুক্তি যা দুই বা ততোধিক স্থান থেকে অডিও বা ভিডিও ট্রান্সমিশনের মাধ্যমে যোগাযোগের নতুন দিগন্ত উন্মোচন করেছে। অনেকে একে ভিজ্যুয়াল কোলাবরেশনও বলে থাকেন। এই পদ্ধতি যোগাযোগের জন্য নতুন সম্ভাবনা তৈরি করেছে। ব্যবসার পাশাপাশি শিক্ষা ও স্বাস্থ্য ক্ষেত্রেও ভিডিও কনফারেন্সিংএক গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করছে। রোগী নিজ ঘরে থেকে দূরের ডাক্তারের সাথে কথা বলতে পারে, যাকে বলা হয় টেলিমেডিসিন। দ্রুত সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য এটি একটি অনন্য হাতিয়ার। আজকাল বিভিন্ন টেলিভিশন চ্যানেলেও ভিডিও কনফারেন্সিং ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হচ্ছে । দেশে এবং বিদেশে অবস্থিত ভিডিও কনফারেন্সিং এর মাধ্যমে একই সঙ্গে বিভিন্ন গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিবর্গ টকশোতে অংশ নিতে পারেন। বর্তমানে কোভিড-১৯ মহামারীর সময়ে আমাদের মাননীয় প্রধানমন্ত্রী ভিডিও কনফারেন্সের মাধ্যমে দেশের বিভিন্ন গুরুত্বপূর্ণ উন্নয়নমূলক কাজের উদ্বোধন ও তদারকি করেছেন।

ভিডিও কনফারেন্সিং কি?

ভিডিও কনফারেন্সিং হল ভিডিও-সক্ষম ডিভাইস ব্যবহার করে বিভিন্ন স্থানে দুই বা ততোধিক লোকের মধ্যে একটি লাইভ ভিডিও-ভিত্তিক মিটিং। ভিডিও কনফারেন্সিং ইন্টারনেটের মাধ্যমে রিয়েল টাইমে অডিও, ভিডিও, টেক্সট এবং উপস্থাপনা প্রেরণের মাধ্যমে বহু লোকের মুখোমুখি দেখা এবং সহযোগিতা করার অনুমতি দেয়।

• 80% এক্সিকিউটিভ বলেছেন যে অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের জন্য ভিডিও চালু করা আদর্শ হয়ে উঠছে; 

• 84% বহিরাগত মিটিং এর জন্য একই কথা বলেন 1

• দুই বছর আগের তুলনায় আজ 87% বেশি মানুষ ভিডিও কনফারেন্সিং ব্যবহার করে

• 75% দূরবর্তী কর্মীরা বর্ধিত উত্পাদনশীলতা এবং একটি বর্ধিত কর্ম-জীবনের ভারসাম্য অনুভব করে

• 64% কোম্পানির ছোট হাডল রুমে ভিডিও কনফারেন্সিং সেটআপ আছে

ভিডিও কনফারেন্সিংয়ের সাথে অন্য কোন সরঞ্জামগুলি ভাল যায়?

প্রকল্প ব্যবস্থাপনা

Asana এবং Monday.com এর মতো প্রকল্প পরিচালনার সরঞ্জামগুলি দলগুলিকে কাজ এবং প্রকল্পগুলি সংগঠিত করতে, ট্র্যাক করতে এবং পরিচালনা করতে সহায়তা করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে৷ সমস্ত প্রজেক্ট একটি কাস্টমাইজড টাস্ক ওয়ার্কফ্লো এর মধ্য দিয়ে যায় যা প্রজেক্টের স্ট্যাটাস নিয়ন্ত্রণ করে এবং সেই সাথে নিয়মগুলি যেগুলির দ্বারা এটি অন্য স্ট্যাটাসে রূপান্তরিত হয়। প্রতিটি প্রকল্প সঠিকভাবে এবং সময়মতো সম্পন্ন হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য এই সরঞ্জামগুলি প্রকল্পের নির্ধারিত তারিখ, অ্যাসাইনি এবং অগ্রগতি দেখতে সহজ করে তোলে।

যোগাযোগের সরঞ্জাম

Microsoft Teams এবং Slack®-এর মতো তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণ সরঞ্জামগুলি আপনার দলকে কার্যদিবস জুড়ে সংযুক্ত রাখতে সাহায্য করার জন্য দ্রুত, অবিলম্বে, পাঠ্য-ভিত্তিক কথোপকথনের জন্য দুর্দান্ত। পাঠ্য ছাড়াও, আপনি প্ল্যাটফর্মগুলিতে GIF এবং ভিডিওগুলিও পাঠাতে পারেন, বার্তাগুলিকে আরও উত্তেজনাপূর্ণ করে তোলে৷ সমস্ত ফাইল এবং চ্যাট সিঙ্ক করা, সংরক্ষণাগারভুক্ত এবং অনুসন্ধানযোগ্য, যাতে আপনি ভবিষ্যতে চ্যাট এবং নথিগুলি খুঁজে পেতে পারেন৷ এছাড়াও আপনি অনন্য চ্যানেল তৈরি করতে পারেন যাতে ছোট ছোট দল বা বিভাগ কাজ এবং প্রকল্পে একসাথে কাজ করতে পারে।

হোয়াইটবোর্ডিং

হোয়াইটবোর্ডগুলি দ্রুত ধারনা ভাগ করে নেওয়ার জন্য, আপনার দলের সাথে চিন্তাভাবনা করার জন্য এবং ভিজ্যুয়াল ধারণাগুলিকে বোঝা সহজ করার জন্য দুর্দান্ত, তবে আপনি যদি ভিডিওর মাধ্যমে মিটিংয়ে ডাকেন তবে এটি বাদ পড়া সহজ। Kaptivo™ হোয়াইটবোর্ড ক্যামেরা সিস্টেমের সাথে Lifesize Share™ আপনাকে যেকোনো স্ট্যান্ডার্ড হোয়াইটবোর্ড থেকে ডিজিটালভাবে কন্টেন্ট ক্যাপচার এবং শেয়ার করতে দেয়। Kaptivo হোয়াইটবোর্ড সেশন থেকে মানুষ, প্রতিফলন এবং ঝলক সরিয়ে দেয় এবং রিয়েল টাইমে কলে প্রত্যেকের কাছে একটি পরিষ্কার এবং তীক্ষ্ণ ডিজিটাল চিত্র উপস্থাপন করে। মিটিংয়ের পরে আপনি সহজেই আপনার পুরো দল বা আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের লোকেদের সাথে আপনার হোয়াইটবোর্ড সেশন ডাউনলোড বা শেয়ার করতে পারেন।

ভিডিও কনফারেন্সিং এর প্রকারভেদ:

একটি ভিডিও কনফারেন্স হতে পারে:

পয়েন্ট টু পয়েন্টঃ একটি একের পর এক কথোপকথন যা বিভিন্ন স্থানে দুই অংশগ্রহণকারীকে জড়িত করে। এটি ক্লায়েন্ট বা গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধির সাথে একটি ভিডিও কল, উদাহরণস্বরূপ, পয়েন্ট-টু-পয়েন্ট ভিডিও কনফারেন্সিং।

মাল্টি পয়েন্টঃ এটিকে "গ্রুপ ভিডিও কনফারেন্সিং" বা "গ্রুপ কল"ও বলা হয়, এটি এমন একটি কথোপকথন যাতে অন্তত দুটি স্থানে তিন বা তার বেশি লোক জড়িত থাকে। এটি অফিসে এবং অন্যদের দূরবর্তী কিছু অংশগ্রহণকারীদের সাথে একটি ব্যবসায়িক মিটিং হতে পারে, অথবা একটি ওয়েবিনার যেখানে একজন ব্যক্তি বিভিন্ন স্থানে দর্শকদের কাছে স্ট্রিম করে।

ভিডিও কনফারেন্সিংয়ের জন্য কী প্রয়োজন?

যেকোনো মৌলিক ভিডিও কনফারেন্সে যোগ দিতে বা হোস্ট করতে আপনার প্রয়োজন:

• একটি ডেস্কটপ বা ল্যাপটপ কম্পিউটার

• একটি ওয়েব ক্যামেরা

• একটি মাইক্রোফোন

• স্পিকার বা হেডফোন

• উচ্চ গতির ইন্টারনেট অ্যাক্সেস

• একটি ভিডিও কনফারেন্সিং পরিষেবা সহ একটি অ্যাকাউন্ট

বেশিরভাগ ল্যাপটপ একটি ক্যামেরা, মাইক্রোফোন এবং বিল্ট ইন স্পিকার সহ আসে এবং সেগুলি মৌলিক কনফারেন্সিংয়ের জন্য যথেষ্ট। আরও গোপনীয়তার জন্য, আপনি হেডফোনগুলিকে সংযুক্ত করতে পারেন, যা সাধারণত একটি মাইক্রোফোনও অন্তর্ভুক্ত করে৷ একটি তীক্ষ্ণ ছবির জন্য, একটি তৃতীয় পক্ষের ওয়েবক্যাম কিনুন৷

একক রুমে একাধিক অংশগ্রহণকারীদের সাথে ভিডিও কনফারেন্সে যোগ দিতে বা হোস্ট করতে, আপনার ব্যবসা রুমের সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের থেকে সেরা ভিডিও এবং অডিও ক্যাপচার করার জন্য একটি কনফারেন্স রুম সেটআপ করতে পারেন৷

একটি কনফারেন্স রুম সেটআপ করতে যা যা লাগতে পারে:

• একটি HDMI ইনপুট সহ একটি টেলিভিশন

• আপনার ভিডিও কনফারেন্সিং পরিষেবা থেকে হার্ডওয়্যার

• বক্তারা/ অংশগ্রহনকারী

• একটি সর্বমুখী মাইক্রোফোন (যেমন, পলিকম বা মিটিং আউল)

• ভিডিও কনফারেন্স সফটওয়্যার

সবচেয়ে জনপ্রিয় কিছু সফটওয়্যার:

জুমঃ

জুম ভিডিও, অডিও, টেক্সট চ্যাট, স্ক্রিন শেয়ারিং, ব্রেকআউট, হোয়াইটবোর্ড সহযোগিতা এবং আরও অনেক কিছুর সুবিধা দেয়। এটি ব্যবসায়িক কল এবং ওয়েবিনারের জন্য সবচেয়ে জনপ্রিয় তবে শিক্ষার জন্যও ব্যবহার করা যেতে পারে।

গুগল মিটঃ

যেকোনো বিনামূল্যের Google অ্যাকাউন্ট, Google Workspace (ব্যবসায়ের জন্য) বা Google Classroom (শিক্ষার জন্য) অন্তর্ভুক্ত। এটি জুমের অনুরূপ ক্ষমতা প্রদান করে, তবে আরও ব্যান্ডউইথ ব্যবহার করে এবং জুমের তুলনায় কিছুটা বেশি ব্যবহারকারী-বান্ধব।

মাইক্রোসফট টিমঃ

Microsoft 365-এ নির্মিত, এটি Google Meet-এর মতোই কাজ করে, Word এবং অন্যান্য Office suite অ্যাপ্লিকেশনের মতো MS 365 টুলের সাথে সহজেই একীভূত হয়।

স্কাইপ

Skype হল একটি আইপি টেলিফোনি পরিষেবা প্রদানকারী যা গ্রাহকদের মধ্যে বিনামূল্যে কলিং এবং যারা পরিষেবা ব্যবহার করেন না তাদের কম খরচে কলিং প্রদান করে। স্ট্যান্ডার্ড টেলিফোন কল ছাড়াও, স্কাইপ ফাইল স্থানান্তর, টেক্সটিং, ভিডিও চ্যাট এবং ভিডিও কনফারেন্সিং সক্ষম করে। পরিষেবাটি ডেস্কটপ কম্পিউটার, নোটবুক এবং ট্যাবলেট কম্পিউটার এবং মোবাইল ফোন সহ অন্যান্য মোবাইল ডিভাইসের জন্য সমর্থিত। স্কাইপ সহ বেশ কিছু কোম্পানি ডেডিকেটেড স্কাইপ ফোন তৈরি করে।

ভাইবার

Viber হল একটি বিনামূল্যের ডাউনলোডযোগ্য অ্যাপ যা ব্যবহারকারীদের বিনামূল্যে কল করতে, টেক্সট করতে, অন্য ভাইবার ব্যবহারকারীদের ছবি ও ভিডিও বার্তা পাঠাতে দেয়। এটি মোবাইল এবং কম্পিউটার উভয় ক্ষেত্রেই কাজ করে এবং সারা বিশ্বের মানুষের সাথে সংযোগ করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।

হোয়াটস্যাপ  

WhatsApp হল একটি ফ্রি মাল্টি-প্ল্যাটফর্ম মেসেজিং অ্যাপ যা ব্যবহারকারীদের ভিডিও এবং ভয়েস কল করতে, টেক্সট মেসেজ পাঠাতে, তাদের স্ট্যাটাস শেয়ার করার মতো কিছু সুবিধা প্রদান করে থাকে. 

ইমো 

Imo একটি ফ্রি, সহজ এবং দ্রুত আন্তর্জাতিক ভিডিও কল এবং তাৎক্ষণিক  বার্তাপ্রেরণ অ্যাপ। বিশ্বজুড়ে আপনার বন্ধু এবং পরিবারের সাথে সহজেই এবং দ্রুত পাঠ্য বা ভয়েস বার্তা বা ভিডিও কল পাঠাতে পারেন।

আপনার কোম্পানী, প্রতিষ্ঠান বা প্রতিষ্ঠান অন্য বিকল্প ব্যবহার করতে পারে, যেমন Webex, Anymeeting, Highfive, Slack, Zoho বা Dialpad।

এই পরিষেবাগুলিতে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের সফ্টওয়্যার ডাউনলোড করতে হবে যদি তারা অডিও বা ভিডিও পাঠাতে চায়৷ কেউ কেউ সফ্টওয়্যার ডাউনলোড না করেই অংশগ্রহণকারীদের অনলাইনে একটি ওয়েবিনার দেখতে পায়। একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি বা সফ্টওয়্যার ডাউনলোড না করে একটি মিটিং শুরু করতে, এই ধাপগুলি ব্যবহার করুন:

• স্কাইপ মিট 

• ওয়েবরুম

• জিতসি মিট

ভিডিও কনফারেন্সিং এর সুবিধা কি কি?

• এটি অডিও কনফারেন্সিংয়ের চেয়ে বেশি আকর্ষক

• এটি দক্ষতা বৃদ্ধি করে 

• এটি ভ্রমণের সময় এবং অর্থ বাঁচায়

• এটি আন্ত: যোগাযোগের উন্নতি করে

• এটি দলগুলোকে একতাবদ্ধ করে

• এটি প্রতিষ্ঠানের উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করে করে

• এটি উপস্থিতির হার বৃদ্ধি করে

• এটি মিটিংয়ের জন্য কাঠামোগত উন্নয়ন সাধন করে

• এটি কর্মচারীর কাজের প্রতি একাগ্রতা বৃদ্ধি করতে সাহায্য করে

• এটি আপনাকে একটি টেকসই প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা দেয়

•  সম্পর্কের উন্নতি ঘটায়

• দুর্গম এলাকার সাথে যোগাযোগ রক্ষায় সাহায্য করে

• দ্রুত সিদ্ধান্ত এবং সময়মত কার্যকর পদক্ষেপ গ্রহণ 

• সহযোগিতামূলক মনোভাব সৃষ্টি  কাজ এবং নথি ভাগাভাগি

• সুখী কর্মচারী এবং উচ্চতর চাকরি ধরে রাখা

ভিডিও কনফারেন্সিং ব্যবহার করার অসুবিধা কি কি?

ভিডিও কনফারেন্সিংয়ের জন্য উচ্চ-গতির ইন্টারনেট এবং প্রচুর ব্যান্ডউইথ প্রয়োজন। এটি বাড়িতে উচ্চ-গতির ইন্টারনেট অ্যাক্সেস ছাড়াই যে কারও জন্য তাদের অ্যাক্সেসযোগ্য করে তুলতে পারে। প্রযুক্তিগত শিক্ষা কিছু লিমিটেশন এর সাথে আসে যা কিছু অংশগ্রহণকারীদের জন্য কঠিন এবং অদক্ষ করে তুলতে পারে।

আমি কিভাবে ভিডিও কনফারেন্সিং সেট আপ করব?

একটি ভিডিও কনফারেন্সে যোগ দিতে আপনার একটি ওয়েবক্যাম, মাইক্রোফোন এবং স্পিকার প্রয়োজন৷ ভিডিও কনফারেন্সিং পরিষেবার সাথে আপনার একটি অ্যাকাউন্টের প্রয়োজন হতে পারে এবং সর্বাধিক জনপ্রিয় পরিষেবাগুলির জন্য আপনাকে যোগদান বা কল হোস্ট করার আগে সফ্টওয়্যার ডাউনলোড করতে হবে৷ আপনার অফিসে একটি কনফারেন্স রুম সেট আপ করতে, ভিডিও কনফারেন্স পরিষেবার সাথে একজন প্রতিনিধির সাথে যোগাযোগ করুন।

কিভাবে ভিডিও কনফারেন্সিং কাজ করে?

ভিডিও কনফারেন্সিং সফ্টওয়্যার অবিলম্বে অংশগ্রহণকারীদের ভিডিও এবং অডিও ক্যাপচার করে, ডেটা সংকুচিত করে, এটি ইন্টারনেট সংযোগ জুড়ে পাঠায় এবং প্রাপকের কাছে ভিডিও এবং অডিও উপস্থাপন করার জন্য এটিকে ডিকম্প্রেস করে।